Wewnątrz czy na zewnątrz – jak wdrażać system IT?

Przed Tobą wdrożenie nowego systemu? Zastanawiasz się czy samodzielnie zatrudnić zespół i realizować projekt wewnątrz firmy czy zlecić całość na zewnątrz? Poniżej kilka za i przeciw każdego rozwiązania.

 

Zalety realizacji systemu ICT wewnątrz organizacji

  1. W pełni panujesz nad procesem wdrożenia. Ważne jest jednak, aby zatrudnić dobrego kierownika projektu, aby rzeczywiście panować nad projektem.
  2. Możesz dowolnie modyfikować zakres w trakcie realizacji pod swoje potrzeby. Istotne jest jednak, aby przed decyzją o zmianach przewidywać jak wpłynie to na projekt pod kątem zakresu i kosztu końcowego.
  3. Zwiększasz szanse otrzymania tego, czego rzeczywiście potrzebujesz.
  4. Po projekcie możesz pozostawić część zespołu w celu dalszego utrzymania i rozwoju systemu, pozwoli to na szybszą reakcję w przypadku jakiś problemów lub chęci zmian.
  5. Możesz skorzystać z usług wynajęcia pracowników od firm outsourcingowych (tylko na okres realizacji projektu) – ogranicza to ryzyko związane z zatrudnianiem na stałe i obniża koszty.
  6. W przypadku dobrej organizacji projektu i efektywnego zarządzania zespołem samodzielne wdrożenie będzie dużo tańsze niż współpraca z firmą zewnętrzną.

 

Wady realizacji wdrożenia ICT wewnątrz organizacji

  1. Musisz nabyć kompetencje niezbędne do realizacji projektu. Aby zapobiec temu ryzyku możesz zatrudnić cały zespół, który będzie zdolny dowieźć cele stojące przed projektem.
  2. Nie otrzymasz gwarancji po realizacji projektu, tak jak to jest w przypadku firmy zewnętrznej. Niższe koszty wdrożenia mogą to jednak zrekompensować.
  3. Po projekcie musisz w jakiś sposób zagospodarować zatrudniony zespół. Chyba, że był to zespół wynajęty w ramach contractingu IT, wtedy wystarczy „oddać go” po projekcie.
  4. Na początku realizacji planujesz koszt całego projektu, ale bez dobrego zarządzania nim budżet może się rozminąć. Podobnie może być w przypadku realizacji z firmą zewnętrzną – najważniejsze jest dobre planowanie oraz zarządzanie projektem (kierownik projektu jest równie ważny jak reszta członków zespółu).

 

Zalety realizacji systemu ICT przez firmę zewnętrzną

  1. Możliwość współpracy w różnych modelach – fix price / time and material. W przypadku modelu fix price od początku znamy końcowy koszt realizacji.
  2. Firma zewnętrzna może udzielić nam gwarancji na jakiś okres po wdrożeniu systemu (12-36 miesięcy) oraz asysty technicznej w przypadku ewentualnych problemów z systemem. Musimy jednak pamiętać, że każda firma uwzględni takie usługi w koszcie realizacji (lub dodatkowym koszcie, który będziemy pokrywać już po wdrożeniu systemu).
  3. Firma zewnętrzna z założenia współpracuje z różnymi klientami, co pozwala nam na skorzystanie z jej doświadczeń w zakresie wdrażanych funkcjonalności czy technologii.

 

Wady współpracy z firmą zewnętrzną

  1. Firma zewnętrzna zawsze będzie chciała uzyskać jak najwyższą marżę na projekcie. Ze względu na to nie zawsze będą chcieli się zgodzić na dostosowanie systemu stricte pod nasze potrzeby (lub wykonają to za dodatkową opłatą).
  2. Związanie się z jednym podmiotem powoduje, że cała wiedza na temat projektu zostaje w tym podmiocie. W przypadku dalszych chęci rozwoju systemu może być to ryzykowne i kosztowne. Warto już na etapie tworzenia umowy zabezpieczyć się pod kątem praw do kodów źródłowych oraz tworzenia oprogramowania w znanych i popularnych technologiach.
  3. Jak wcześniej wspomnieliśmy, firma zewnętrzna ma różne doświadczenia, co niewątpliwie jest zaletą. Nie jest jednak ekspertem w naszej branży i samodzielna realizacja może wiązać się z lepszym zrozumieniem naszych potrzeb.

 

Podsumowanie

Nie są to na pewno wszystkie ryzyka i szanse związane z wdrożeniem systemu ICT w dwóch wariantach – wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Natomiast ich analiza pozwoli podjąć wstępną decyzję, które rozwiązanie z naszego punktu widzenia jest korzystniejsze.