Wdrożenie systemu ICT w przedsiębiorstwie

Na rynku powstaje coraz więcej rozwiązań informatycznych dedykowanych zarówno małym, jak i większym zespołom i firmom. Najpopularniejsze w ostatnim czasie (poza systemami fakturowymi i finansowo-księgowymi) są narzędzia klasy CRM i ERP – wspierające sprzedaż oraz zarządzanie zasobami i procesami.

Jeszcze kilka lat temu o systemach klasy CRM i ERP myślały tylko duże firmy. Teraz sytuacja się zmienia, chociaż zarządzający przedsiębiorstwami małymi i średnimi dalej w wielu przypadkach odkładają temat w czasie ze względu na błędne przekonanie o wysokim koszcie wdrożenia takich narzędzi.

Czym się kierować i na co zwrócić uwagę wdrażając narzędzie infromatyczne, które ma usprawnić działalność naszej firmy?

 

1. Najpierw uporządkujmy procesy, później wdrażajmy narzędzie

Przede wszystkim powinniśmy sobie odpowiedzieć na pytanie dlaczego wdrażamy dany system. Czy wynika to tylko z istniejącego w firmie problemu, który należy rozwiązać? Jeśli tak to powinniśmy rozpocząć od analizy problemu i jego rozwiązania – system informatyczny NIGDY sam nie rozwiąże problemu… może jedynie stanowić wsparcie w uzyskaniu odpowiednich informacji zarządczych, odciążeniu zasobów, zautomatyzowaniu części prac. Dlatego przed każdym wdrożeniem powinniśmy możliwie głęboko przeanalizować każdy ewentualny problem, który związany jest z obszarem w którym wdrażamy system.
Przed rozpoczęciem prac nad wyborem odpowiedniego narzędzia powinniśmy zdefiniować wszelkie procesy i procedury, które wdrażany system będzie obsługiwał. Warte je również zoptymalizować pod kątem efektywności czasowej i kosztowej oraz skomplikowania stosowanych procesów. Istotna jest również analiza czy każdy z pracowników w taki sam sposób realizuje dany proces, a jeśli nie to jego ujednolicenie.

2. Liczba użytkowników, informacji i ról

Po zdefiniowaniu i optymalizacji procesów powinniśmy odpowiedzieć sobie na pytanie kto i w jakim zakresie z systemu będzie korzystać oraz jakie przepływy (procesy) i dokumenty będą w systemie obsługiwane.

3. Wymagania funkcjonalne systemu

Na podstawie procesów, ról i obsługiwanych dokumentów możemy określić wymagania funkcjonalne względem systemu, czyli jakie funkcje będą nam w wybieranym rozwiązaniu potrzebne.

4. Wersja SAAS czy on-site, rozwiązanie gotowe czy tworzone od „zera”

Rynek rozwiązań CRM/ERP zagospodarowany jest zarówno przez małych dostawców, ale także gigantów rynku.  SAGE stworzył ACT!, Microstoft wydał Dynamics, a Oracle narzędzie Sales Cloud. Istnieją również rozwiązania polskich dostawców. Przedstawione rozwiązania różni wiele, ale łączy jeden element – dostęp do aplikacji z poziomu przeglądarki internetowej.
Po zdefiniowaniu i optymalizacji procesów biznesowych oraz określeniu ról obsługiwanych i przede wszystkim mając określone wymagania funkcjonalne względem systemu możemy zacząć wybierać narzędzie. Warto w tym miejscu zastanowić się czy wystarczy nam wersja SAAS, czy może zależy nam na oprogramowaniu zainstalowanym na naszych serwerach („on-site”).
W przypadku decyzji o wdrożeniu wersji na serwerach własnych możliwości dostosowania narzędzia są również dużo większe, umożliwiają w zasadzie nieograniczone możliwości dodawania funkcjonalności oraz integracji z innymi systemami (np. finansowo-księgowym).

5. Samodzielna realizacja czy zlecenie firmie zewnętrznej

Stojąc przed decyzją w jaki sposób powinniśmy realizować projekt warto zastanowić się czy chcemy realizować go samodzielnie czy chcemy w całości zlecić go firmie zewnętrznej. W przypadku decyzji o samodzielnej realizacji możemy zrekrutować własny zespół lub skorzystać z usług firm outsourcingowych. Zalety i wady każdego z tych rozwiąząń przedstawimy w kolejny artykule, natomiast niezależnie od wybranej opcji musimy pamiętać, aby po stronie naszej firmy zatrudnić lub oddelegować kierownika projektu. Osoba ta będzie nadzorować projekt i dostarczać wykonawcom niezbędnych informacji.

6. Testujmy narzędzia przed wdrożeniem

Ważnym elementem w trakcie wyboru narzędzia jest jego przetestowanie – pamiętajmy aby angażować w testy przyszłych użytkowników systemu.

7. Zadbajmy o pełne wdrożenie

Wybór narzędzia to tylko pierwszy krok do skutecznego wdrożenia narzędzia w firmie. Najważniejszym aspektem jest przeszkolenie przyszłych użytkowników z tego jak mają korzystać z oprogramowania. Warto, aby po stronie firmy był opiekun, który będzie potrafił odpowiedzieć na wszystkie wątpliwości.